ID: V-9016-R04

    GV-05 Prozessmanagement

    Prozessmanagement muss standardisiert etabliert, Prozessmodelle müssen auf standardisierten Notationen aufbauen und spezifische Austauschformate verwenden.

    Regeln

    1. Prozessmodelle müssen auf standardisierten Normen aufsetzen (u.a. DIN SPEC 901581)
    2. Bei der Modellierung müssen Muster- und Referenzprozesse (Prozesstemplates) beachtet werden.
    3. Bei der Modellierung von Verwaltungsleistungen soll das Föderale Informationsmanagement verwendet werden (FIM2).
    4. Bei der Modellierung müssen Modellierungssprachen und Notationen verwendet werden (u.a. BPMN 2.03, CMMN 1.14, DMN 1.25, UML 2.56, Archimate 3.27).
    5. Modelle müssen über Austauschformate wiederverwendbar sein (u.a. XProzess28).

    Begründung

    • Die Prozesse sollen erhoben, dargestellt, bewertet und verbessert werden.
    • Nach § 3 Absatz 3 EGovG[^BGBl-EGovG] sollen Behörden allgemeine Leistungsinformationen in standardisierter Form bereitstellen.
    • Dies beinhaltet auch die Prozessdokumentation.
    • Zudem gelten der Beschluss 2016/299 des IT-Planungsrats zur Etablierung von FIM als Anwendung bzw. Produkt des IT-Planungsrats und der Beschluss 2019/0110 des IT-Planungsrats zur Nutzung von FIM im Rahmen von OZG.
    • Mit vollständig modellierten Prozessen lassen sich Entscheidungen bezüglich der IT-Ausrichtung und der Anpassung organisatorischer Rahmenbedingungen schneller und effizienter treffen.
    • Die aufgeführten Vorgaben sind Standards in Lehre und Forschung und sind erprobt und verlässlich.
    • Die Verwendung gemeinsamer Konventionen und Standards in Bezug auf die Modellierung fördert darüber hinaus die Austauschbarkeit der Ergebnisse und schafft damit Synergien z. B. durch gemeinsame Prozessbibliotheken.
    • Um einen reibungslosen Austausch von Prozessmodellen über verschiedene Nutzende, IT-Anwendungen und Behörden zu ermöglichen, ist es notwendig, Austauschformate zu definieren. Durch die Nutzung von einheitlichen, offenen Austauschformaten können Prozessmodelle ohne Abhängigkeiten zu Herstellern oder Technologien ausgetauscht werden.
    • Laut Beschluss des IT-Planungsrats 2019/1411 ist dafür der Standard XProzess zu verwenden.

    Abhängigkeiten

    Implikationen

    1. Da bis 2025 in den von der IT-Konsolidierung betroffenen Bereichen von den zentralen IT-Dienstleistern jeweils nur noch maximal zwei Basisdienste bzw. Querschnittsdienste für gleiche Funktionalitäten bereitgestellt werden sollen, enthält das IT-Rahmenkonzept 2023 das Projekt „Prozessmanagementtool“.
    2. Den entsprechenden Modellierern müssen geeignete IT-Anwendungen und Schulungen zur Verfügung gestellt werden.
    3. Die genutzten IT-Anwendungen müssen die entsprechenden Austauschformate unterstützen und geeignete Schnittstellen bereitstellen.

    Footnotes

    1. Deutsches Institut für Normung e. V., DIN SPEC 90158:2017-08 - Handlungsleitfaden für ein strategisches und operatives Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung, 2017, verfügbar unter https://www.dinmedia.de/de/technische-regel/din-spec-90158/273163811, zuletzt abgerufen am 21. August 2024. ↩

    2. Föderale IT-Kooperation, Föderales Informationsmanagement, 2024, verfügbar unter https://fimportal.de/, zuletzt aufgerufen am 21. August 2024. ↩

    3. Object Management Group, Business Process Model and Notation - Version 2.0.2, 2014, verfügbar unter https://www.omg.org/spec/BPMN, zuletzt abgerufen am 21. August 2024. ↩

    4. Object Management Group, Case Management Model and Notation - Version 1.1, 2016, verfügbar unter https://www.omg.org/spec/CMMN/, zuletzt abgerufen am 21. August 2024. ↩

    5. Object Management Group, Decision Model and Notation - Version 1.5, 2024, verfügbar unter https://www.omg.org/spec/DMN/, zuletzt abgerufen am 21. August 2024. ↩

    6. Object Management Group, Unified Modeling Language - Version 2.5.1, 2017, verfügbar unter https://www.omg.org/spec/UML/, zuletzt abgerufen am 21. August 2024. ↩

    7. The Open Group, ArchiMate® 3.2 Specification, 2023, verfügbar unter https://pubs.opengroup.org/architecture/archimate3-doc/, zuletzt aufgerufen am 21. August 2024. ↩

    8. Geschäfts- und Koordinierungsstelle Föderales Informationsmanagement - Baustein Prozesse (GK_FIM), XProzess - Version 2.0.1, 2024, verfügbar unter https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:mv:em:standard:xprozess, zuletzt aufgerufen am 21. August 2024. ↩

    9. IT-Planungsrat, Beschluss Nr. 2016/29 vom 13. Oktober 2016 - Steuerungsprojekt Förderales Informationsmanagement (FIM), 2016, verfügbar unter https://www.it-planungsrat.de/beschluss/beschluss-2016-29, zuletzt abgerufen am 14. März 2024. ↩

    10. IT-Planungsrat, Beschluss Nr. 2019/01 vom 12. März 2019 - OZG-Umsetzung (Digitalisierung von Verwaltungsleistungen), 2019, verfügbar unter https://www.it-planungsrat.de/beschluss/beschluss-2019-01, zuletzt abgerufen am 14. März 2024. ↩

    11. IT-Planungsrat, Beschluss Nr. 2019/14 vom 12. März 2019 - XÖV-Standard für FIM: XProzess, 2019, verfügbar unter https://www.it-planungsrat.de/beschluss/beschluss-2019-14, zuletzt abgerufen am 14. März 2024. ↩

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